Veelgestelde vragen subsidies - Na afloop van de activiteiten / vaststelling subsidie

Een aanvraag tot vaststelling van de subsidie is het verzoek van de subsidieontvanger om de verleende subsidie vast te stellen.

Arrangement 1: Bij subsidies tot een bedrag van € 25.000,- hoeft u geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. De provincie vertrouwt de subsidieontvanger en gaat ervan uit dat de subsidieontvanger de subsidie op een juiste wijze besteedt. Wel voeren wij steekproefsgewijs controles uit. De subsidieontvanger moet dan, als de provincie daarom vraagt, aantonen dat de activiteit is uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan.

Arrangement 2: Een subsidie tussen € 25.000,- en € 125.000,- wordt eerst verleend. Nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt zijn uitgevoerd wordt deze vastgesteld.
De subsidie wordt vastgesteld op het verleende bedrag als de prestaties waarvoor wij de subsidie verleenden zijn uitgevoerd en de subsidieontvanger heeft voldaan aan alle verplichtingen. Dit gebeurt door middel van een inhoudelijke rapportage.

Arrangement 3: Voor verleende subsidies van meer dan €125.000,- geldt een verantwoording over prestaties en kosten. De subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Dit gebeurt met een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording. De wijze waarop dit plaatsvindt wordt per regeling bepaald. De subsidie wordt dan vastgesteld op de werkelijk gemaakte kosten. Om de werkelijk gemaakte kosten te bepalen kan om een controleverklaring van een accountant worden gevraagd.

Arrangement 1: Voor subsidies tot aan een bedrag van €25.000,- is een aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) niet nodig.

Arrangement 2: Voor de vaststelling van een subsidie vanaf €25.000,- moet u een inhoudelijk verslag indienen, waaruit blijkt dat:

• de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;
• dat aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.

Er wordt geen financiële verantwoording gevraagd met één uitzondering namelijk als de kosten en opbrengsten van de activiteiten i.v.m. de aard van deze activiteiten zo onduidelijk zijn dat een realistische begroting niet vereist kan worden. Dan kan d.m.v. een verplicht format een zogenaamde bestuursverklaring aangegeven worden:

• of de activiteiten/prestaties zijn uitgevoerd(ja/nee + korte toelichting;
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten zijn;
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, inclusief bijdragen van derden zijn.

Arrangement 3: De aanvraag tot vaststelling van subsidies boven € 125.000,- bevat:

• een inhoudelijk verslag waaruit blijkt:
  • dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht, voorzien van een korte toelichting;
  • dat aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan;
  • wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten is;
  • wat, in voorkomend geval, de stand van de egalisatiereserve is;
  • wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, inclusief bijdragen van derden is en
  • wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.
• een kostenverantwoording, eventueel aangevuld met een accountantsverslag conform controleprotocol.

Als de prestaties die zijn afgesproken niet (volledig) zijn behaald, kan de subsidie naar rato lager worden vastgesteld. Daarnaast kan de subsidie lager worden vastgesteld indien niet of onvoldoende aan de voorschriften is voldaan of wanneer er sprake is van onjuiste gegevens.

Een controleverklaring is niet vereist als de subsidieontvanger een publiekrechtelijk rechtspersoon is. Voor de overige subsidies die meer bedragen dan € 125.000,- kan om een controle verklaring gevraagd worden.

Bij elke subsidieregeling wordt een risicoanalyse uitgevoerd. Het resultaat van deze analyse geeft aan in welke risicocategorie de regeling vervolgens valt. Wij onderscheiden namelijk 3 categorieën: a. laag risico, b. middelhoog risico en c. hoog risico. Bij de categorieën middelhoog en hoog is de provincie bevoegd om na afloop van het project of de activiteit steekproeven uit te voeren. Dit wordt op een selecte dan wel a-selecte manier gedaan. Bij een arrangement 1 (<€25.000) subsidie wordt dan 1 op de 10 gevallen gecontroleerd en bij de arrangementen 2 (€25.000 - € 125.000) wordt 1 op de 5 aanvragen gecontroleerd. Deze controles moeten binnen de vaststellingstermijn van 22 weken uitgevoerd worden.