Zoeken

Documenten


Als u documenten aanlevert aan de provincie Drenthe – bijvoorbeeld rapporten, beleidsstukken, brochures of factsheets – dan moeten deze digitaal toegankelijk zijn. Dit betekent dat mensen met een beperking de inhoud goed kunnen lezen, begrijpen en gebruiken, ongeacht het apparaat of hulpmiddel dat zij gebruiken.

Wat verstaan we onder een toegankelijk document?

Een toegankelijk document:

  • heeft een duidelijke structuur met koppen, alinea’s en tabellen;
  • bevat alternatieve teksten bij afbeeldingen indien van toepassing;
  • is goed navigeerbaar met toetsenbord en schermlezer;
  • heeft voldoende kleurcontrast en leesbare tekst;
  • is opgeslagen in een formaat dat toegankelijkheidskenmerken ondersteunt (zoals PDF/UA).

Welke richtlijnen gelden?

U gebruikt de WCAG 2.2 op niveau AA als uitgangspunt. Deze richtlijnen zijn wettelijk verplicht voor overheidsorganisaties en gelden ook voor documenten die online worden aangeboden. De vier principes van WCAG zijn:

  1. Waarneembaar – Informatie moet zichtbaar, hoorbaar of voelbaar zijn.
  2. Bedienbaar – Alles moet te bedienen zijn met toetsenbord, muis of andere hulpmiddelen.
  3. Begrijpelijk – De inhoud en bediening moeten duidelijk en voorspelbaar zijn.
  4. Robuust – Documenten moeten werken met verschillende technologieën, nu en in de toekomst.

Voor PDF-bestanden is er aanvullend de PDF/UA-standaard (ISO 14289). Deze beschrijft hoe u een PDF technisch goed toegankelijk maakt, bijvoorbeeld door:

  • het toevoegen van tags (structuurelementen),
  • het instellen van een logische leesvolgorde,
  • het gebruik van toegankelijke formuliervelden.

Hoe maakt u een document toegankelijk?

Begin met een goed bronbestand

Gebruik bijvoorbeeld Microsoft Word of Adobe InDesign en zorg voor:

  • koppen met stijlen (H1, H2, H3),
  • alternatieve teksten bij afbeeldingen (indien van toepassing)
  • duidelijke tabellen en opsommingen.

Exporteer correct naar PDF

  • In Word: gebruik Opslaan als PDF en vink “Documentstructuur-tags voor toegankelijkheid” aan.
  • In InDesign: exporteer als Adobe PDF (Interactief) en kies “Gelabelde PDF maken”.

Controleer uw document

Gebruik tools zoals:

  • Adobe Acrobat Pro (Accessibility Checker),
  • PAC (PDF Accessibility Checker),
  • Axe of Wave (voor webgebaseerde documenten).

Wat als een document niet toegankelijk is?

U mag een ontoegankelijk document alleen aanbieden als er een gelijkwaardig toegankelijk alternatief beschikbaar is. Bijvoorbeeld een HTML-versie of een toegankelijke samenvatting. Dit alternatief moet:

  • dezelfde informatie bevatten,
  • net zo goed vindbaar zijn,
  • en direct beschikbaar zijn voor de gebruiker.