Handleiding toegankelijke PDF maken met Adobe Indesign

Waar begin je?

De volledige informatie is te vinden op de website van Adobe. Met deze kortere versie bieden we een efficiënte en praktische route.

De stijlen van je InDesign-document(/sjabloon)

• Alineastijlen consistent gebruiken in het hele document.
  Baseer stijlen op hun hiërarchische structuur (hoofdtitel, secundaire koppen, subkoppen enzovoort).
• Exportlabels instellen voor alineastijlen.
  Bij het maken/bewerken van Alineastijlen, moet bij ‘Exportlabel > PDF’ elke stijl een exportlabel bevatten, zoals alinea (P), kopniveau 1 tot en met 6 (H1-H6) of artefact (inhoud dat de schermlezer moet negeren).

Tijdens of na het opmaken van je InDesign-document

• Alternatieve tekst voor afbeeldingen toevoegen
  Met behulp van Exportopties voor object een alt-tekst opgeven in de metagegevens van een afbeeldingsbestand of eigen alt-tekst toevoegen aan elke afbeelding. 
  • Alternatieve teksten (aangeleverd door Traffic) zijn alleen vereist als de afbeelding informatie bevat die voor de gebruiker relevant Zo niet, dan de afbeelding als artefact markeren.
  • Grafische elementen die puur voor de vormgeving zijn, zijn dus ook artefacten. In de meeste gevallen is een foto dat Een infographic is ook een artefact als de betreffende informatie uit de tekst te halen is.
  • Hoe doe je dat? Object -> Exportopties voor object -> Gelabelde Kies bij Label toepassen voor Aangepast. Vervolgens voer je de beschrijving in.
  • Tip! Je kunt Objectstijlen aanmaken, waarbij de afbeelding standaard als artefact gezet is. Vink dan ‘Gelabelde PDF’ bij ‘Exportopties’ wel aan!
• Afbeeldingen verankeren in de tekst
  Dit geldt voor alleen voor een afbeelding die voorzien is van alternatieve tekst! Deze afbeeldingen moeten nog gekoppeld worden aan de juiste plaats in tekst. Sleep het blauwe vierkantje van een kader naar de gewenste locatie in de tekst. Als het object is verankerd, verandert het blauwe vierkantje in een ankerpictogram.
  • Complexe contentTabellen: stel bij ‘Tabel > Tabelopties > Tabelinstelling’ de Tabelafmetingen in, in ieder geval de Koptekstrijen
  • Voetnoten: probeer voetnoten niet te gebruiken, maar te verwerken in de tekst
• Mechanismen voor interne documentnavigatie opnemen
  Zoals inhoudsopgaven, bladwijzers, hyperlinks en kruisverwijzingen worden gebruikt om te navigeren naar de inhoud waarnaar wordt verwezen. 
  • Maak een inhoudsopgave via ‘Layout > Inhoudsopgave’ en zorg dat ‘PDF-bladwijzers maken’ aangevinkt is.
  • Trek het kader op de plek waar je de inhoud wilt hebben Kopieer geen tekst naar een ander kader, anders verdwijnen de bladwijzers.
• Leesvolgorde van inhoud instellen
  De labelingsvolgorde is van essentieel belang voor de leesbaarheid. In Venster > Artikelen definieer je welke inhoud in het document wordt gelabeld en in welke volgorde. 
  • Met optie Alles selecteren (Cmd/Ctrl-A) en op de knop Nieuw artikel voeg je alle artikelen (behalve de artefacts en automatisch gelabelde artikelen) in één keer toe.
  • Door een artikel omhoog of omlaag te slepen, bepaal je de leesvolgorde
• Metageggevens toevoegen
  Bij ‘Bestand > Bestandsgegevens’, onder Documenttitel de titel en subtitel van het document invullen. Bij Auteur provincie Drenthe. De rest hoeft niet ingevuld te worden. De Copyrightstatus kan op ‘Openbaar domein’ gezet worden.
• Hyperlinks
  Vul bij ‘Hyperlink bewerken > Toegankelijkheid’ alt-tekst in, bij voorbeeld ‘Een link naar …’

Exporteren van je Indesign-bestand

Wanneer je de opties voor PDF-export van InDesign (afdrukken of interactief) gebruikt, worden de labels, volgorde en bladwijzers die in de layout zijn ingesteld, gebruikt voor de labelingstructuur, de volgorde en het navigatieschema van de toegankelijke PDF.

• Kies voor ‘Bestand > Exporteren > Adobe PDF Afdrukken en maak gebruik van Toegankelijke joboptions
• Geef aan dat het om een toegankelijke PDF gaat, door WEB in de naam te verwerken: naamdocument-WEB.pdf.

Geëxporteerde PDF-bestand controleren in Acrobat DC

Dit is het moment waarop je het resultaat van je instellingen ziet, of je geen onverwachte/vergeten zaken ziet. Mogelijk komt de volgorde die je in Indesign hebt aangegeven niet overeen met het resultaat.

• Toegankelijkheidscontrole
  Alle informatie over het controleren van de PDF staat op de website van Adobe. Doe het controleren met het gereedschap ‘Toegankelijkheid’ en kies voor controleren op toegankelijkheid > Document 
  • Aan de linkerkant verschijnt een venster met de
  • Mocht er een onderdeel zijn waar een kruisje voor staat (behalve Tabvolgorde), klik op de rechtermuisknop en selecteer ‘Uitleggen’. Hier lees je wat je kunt Ga eventueel terug naar Indesign om de fout te herstellen.
• Tabvolgorde instellen
  In het venster met resultaten zie je onder ‘Pagina-inhoud’ de resultaten van Tabvolgorde. Selecteer Tabvolgorde en klik op de rechtermuis en selecteer ‘Corrigeren’.
• Leesvolgorde controleren
  Helaas wordt de leesvolgorde niet altijd correct geëxporteerd. Links in het venster met resultaten zie je een rij knoppen. Kies de knop ‘Volgorde’. Klik vervolgens op het pijltje naast de pagina’s. De leesvolgorde is per pagina genummerd. Controleer of deze nog klopt.
• Staan er geen rode kruisjes meer in het venster, dan kun je de PDF De toegankelijke PDF is klaar!

Handig om te weten

Voordat je begint met de opmaak van een document, is het handig om te weten of er een toegankelijke PDF nodig is. Sommige toegankelijkheidsaanpassingen kunnen (door onze webredactie) ook in

Acrobat worden gedaan. Het nadeel daarvan is dat je als vormgever minder grip hebt op je document. Belangrijker nog: in InDesign stel je veel zaken eenmalig in, terwijl je in Acrobat telkens handelingen achteraf moet uitvoeren. Dat wordt vooral lastig als er – zoals zo vaak – nog een correctie komt.

Daarnaast is het prettig om vooraf het volgende te ontvangen:

• De tekst, bij voorkeur zonder voetnoten (verwerk de voetnoten in de lopende tekst).
• Alternatieve teksten bij relevante illustraties, foto’s en/of
• Metadata, met name een beschrijving en trefwoorden.